Santé et Technologie :
l’archivage à valeur probatoire
Archivez vos données et assurez leur validité juridique en toute sécurité
Dans un monde où la sécurité des données et la conformité juridique sont plus que jamais sous les projecteurs, l’archivage à valeur probatoire s’impose comme une nécessité stratégique.
Essentiel pour le secteur de la santé, il garantit une conservation sécurisée et une validité juridique des documents et données numériques. À l’heure où cyberattaques et fraudes documentaires se multiplient, maîtriser les enjeux, les méthodes et les meilleures pratiques de cet archivage est devenu un impératif incontournable.
I. Qu'est-ce que l'archivage à valeur probatoire ?
Définition et importance dans le domaine de la santé
L’archivage à valeur probatoire est une méthode qui permet de garantir la conservation des documents numériques avec une validité juridique équivalente à celle de leurs versions papier Ainsi, en cas de contrôle administratif ou de litige, cela permet de rendre ces documents juridiquement opposables à des tiers.
Dans le secteur de la santé, l’archivage à valeur probatoire revêt une importance cruciale, car il assure la sécurité, la conformité réglementaire et la continuité des soins. Les données enregistrées, telles que les documents médicaux, diagnostics, traitements ou informations personnelles, sont particulièrement sensibles. Elles doivent donc être conservées de manière sécurisée pour garantir leur intégrité et leur pérennité dans le temps, sans risque d’altération.
Cette méthode d’archivage permet aux établissements de santé de garantir la traçabilité et la sécurité des documents dans un cadre respectant les réglementations nationales, dont le RGPD.
L’archivage à valeur probatoire est également une solution permettant d’utiliser les documents en cas de litige ou de contrôle (désaccord concernant des traitements médicaux ou réclamation en assurance par exemple). Grâce à cette méthode, les preuves sont inaltérables.
Autre point fort de cette méthode, contribuer à la continuité des soins en permettant aux professionnels de santé de consulter les antécédents médicaux des patients en toute confiance. Enfin, il réduit les risques de fraude, tels que la falsification de documents ou l’usurpation d’identité, qui peuvent avoir des conséquences graves dans le domaine médical.
Cadre légal et réglementaire
L’archivage à valeur probatoire est régi par plusieurs lois, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui impose que les données personnelles soient conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leurs finalités. Cela nécessite des politiques de conservation claires, souvent facilitées par un Système d’Archivage Électronique (SAE).
Le règlement eIDAS, quant à lui, établit des normes pour les signatures électroniques et l’identification numérique, renforçant la sécurité des documents. Les exigences légales incluent l’authenticité, l’intégrité, la pérennité et la confidentialité des archives, ce qui nécessite des technologies pour assurer la traçabilité. En respectant ces régulations, les organisations peuvent non seulement garantir leur conformité, mais aussi renforcer la confiance de leurs parties prenantes.
II. Les principes fondamentaux de l'archivage à valeur probante
Authenticité
L’authenticité est un principe essentiel de l’archivage à valeur probante, garantissant que les documents archivés sont bien ceux d’origine, créés ou signés par la personne ou l’entité qu’ils prétendent représenter.
Pour que cette authenticité soit assurée, des procédés de traçabilité et des signatures électroniques sont utilisés afin de certifier l’identité des signataires et l’origine des documents. Le document est ainsi juridiquement valable en cas de besoin.
Intégrité
L’intégrité signifie que les documents archivés sont protégés contre toutes modifications ou altérations depuis leur création et leur enregistrement.
Pour cela, des dispositifs de sécurité, comme des empreintes numériques et des scellés électroniques, qui détectent toute tentative de modification sont mis en place. Un point important car, dans le domaine de la santé, une simple modification peut avoir un réel impact (par exemple sur un traitement).
Pérennité
La pérennité de l’archivage garantit que les documents peuvent être conservés et accessibles à travers le temps, malgré les évolutions technologiques.
Pour cela, des mises à jour régulières et des migrations de données afin de préserver l’accès aux documents archivés sont nécessaires. Un dossier médical peut ainsi être consulté des années plus tard pour un suivi de soins ou un litige qui nécessiterait une preuve.
Confidentialité
Des mesures strictes de contrôle d’accès doivent être mises en place pour garantir que seuls les individus autorisés peuvent consulter les documents archivés.
Cela peut passer par des solutions d’authentification renforcée, de chiffrement des données et de gestion des autorisations d’accès.
III. Les avantages de l'archivage à valeur probatoire
Sécurité
L’archivage à valeur probatoire garantit une sécurité renforcée des documents grâce à des mécanismes qui empêchent les altérations et assurent ainsi que les dossiers restent authentiques et intacts, même sur le long terme. En assurant un haut niveau de protection, cet archivage protège les informations médicales sensibles contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
Conformité légale
En intégrant les principes de l’archivage à valeur probatoire, les établissements de santé respectent les exigences réglementaires, notamment celles du RGPD et du règlement eIDAS. Ainsi, la transparence et la traçabilité sont garanties en cas de contrôle, limitant ainsi les risques de sanctions.
Efficacité et accessibilité
Les solutions d’archivage à valeur probatoire améliorent l’efficacité opérationnelle en permettant un accès rapide et organisé aux documents archivés. Avec une structure de stockage numérique, les informations peuvent être retrouvées instantanément par les utilisateurs autorisés, ce qui accélère les processus administratifs et facilite le suivi médical des patients.
L’archivage à valeur probatoire est essentiel pour garantir la sécurité, l’intégrité et la conformité des documents dans les secteurs d’activité, notamment dans le domaine de la santé. Il permet ainsi de se prémunir contre les risques juridiques et de garantir la continuité des soins tout en protégeant les données sensibles.
